Кто имеет право на учебный отпуск

Сотрудникам, совмещающим работу с обучением, Трудовой кодекс предоставляет определенные гарантии и компенсации. Сотрудник может обучаться:

• в высшем учебном заведении (институте, академии, университете);
• в учебном заведении среднего профессионального образования (колледже, техникуме);
• в учебном заведении начального профессионального образования;
• в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении.

Гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом, предоставляют только в том случае, если программы бакалавриата, специалитета или магистратуры имеют государственную аккредитацию, а работник успешно обучается по этим программам. Гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с обучением, предоставляют при получении образования соответствующего уровня впервые. Однако если компания сама направляет сотрудника для получения образования, соответствующий уровень которого уже есть у сотрудника, то в этом случае компенсации и гарантии могут быть предоставлены. Требование работодателя должно быть отражено в трудовом или ученическом договоре, заключенном с работником в письменной форме (абз. 1 ст. 177 ТК РФ).

Обучающимся сотрудникам в соответствующих случаях предоставляют дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка. Оплате подлежат все календарные дни отпуска, включая нерабочие праздничные дни (п. 14 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Чем учебный отпуск отличается от ежегодного оплачиваемого

Учебный и ежегодный отпуск рассчитывают по одним правилам. Несмотря на это, между ними есть ряд отличий:

• учебный отпуск (или его часть), в отличие от ежегодного отпуска, нельзя заменить денежной компенсацией. Трудовым кодексом это не предусмотрено;
• учебный отпуск не продлевают на нерабочие праздничные дни, которые на него приходятся. Однако, как было отмечено выше, их оплачивают;
• если сотрудник заболеет во время учебного отпуска, то ему не положено пособие по временной нетрудоспособности за дни болезни, приходящиеся на отпуск, и учебный отпуск на время болезни не продлевается (ст.183 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Сотруднику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, гарантии и компенсации предоставляют только в связи с обучением в одной из них (по выбору работника). 

Какой отпуск предоставят

Обучающимся сотрудникам в соответствующих случаях предоставляют:

• дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка. Оплате подлежат все календарные дни отпуска, включая нерабочие праздничные дни;
• отпуск без сохранения заработной платы.

Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляют (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ):

при получении высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры (заочная и очно-заочная формы обучения)

• для сдачи промежуточной аттестации (сессии) на первом и втором курсах – по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов – по 50 календарных дней (при освоении основных образовательных программ в сокращенные сроки на втором курсе – 50 календарных дней);
• для прохождения государственной итоговой аттестации - до четырех месяцев;

при поступлении или обучении в аспирантуре

• для сотрудников,  обучающихся в аспирантуре (заочная форма обучения), дополнительный отпуск составляет 30 календарных дней. Кроме этого, работники, которые являются аспирантами или соискателями, имеют право на дополнительный отпуск продолжительностью три месяца. Его предоставляют для завершения диссертации на соискание ученой степени кандидата наук с сохранением среднего заработка;

при обучении по программам среднего профессионального образования (заочная и очно-заочная формы обучения)

• для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах – по 30 календарных дней, на каждом из последующих курсов – по 40 календарных дней;
• для прохождения государственной итоговой аттестации – до двух месяцев;

при получении основного общего образования или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения

• для прохождения государственной итоговой аттестации по программе основного общего образования – девять календарных дней;
• для прохождения государственной итоговой аттестации по программе среднего общего образования – 22 календарных дня.

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляют (ст. 173, 174, 176 ТК РФ):

при поступлении на обучение по программам высшего образования

• работникам, допущенным к вступительным экзаменам, – 15 календарных дней;
• работникам – слушателям подготовительных отделений высших учебных заведений для прохождения итоговой аттестации – 15 календарных дней;

при обучении по программам высшего образования (очная форма обучения)

• для прохождения промежуточной аттестации – 15 календарных дней в учебном году;
• для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – четыре месяца;
• для сдачи итоговых государственных экзаменов – один месяц;

при поступлении на обучение по программам среднего профессионального образования

• работникам, допущенным к вступительным экзаменам, – 10 календарных дней;

при обучении по программам среднего профессионального образования (по очной форме обучения)

• для прохождения промежуточной аттестации – 10 календарных дней в учебном году;
• для прохождения государственной итоговой аттестации - до двух месяцев.

Учебный отпуск предоставляют только после предъявления работником справки-вызова учебного заведения.

Форма этой справки утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 года № 1368.

Справка-вызов состоит из двух частей. Первая часть - эта сама справка-вызов, на основании которой работнику предоставляют учебный отпуск, а вторая часть - справка-подтверждение, ее заполняет организация, осуществляющая образовательную деятельность, в которой обучается сотрудник. Эта справка служит подтверждением того, что сотрудник использовал учебный отпуск по назначению. Если работник вашей фирмы не предоставит такую справку, то это может квалифицироваться как отсутствие его на рабочем месте без уважительной причины. В этом случае с него можно удержать сумму ранее выплаченных отпускных. Так как велика вероятность, что без справки-подтверждения налоговые контролеры не зачтут расходы на учебный отпуск при налогообложении прибыли.

Если работник получает высшее образование, успешно осваивая программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной форме обучения, то организация должна раз в год оплатить ему проезд до места нахождения учебного заведения и обратно. Указанные программы должны обязательно иметь государственную аккредитацию. В этом случае расходы оплачивают в пределах 100% стоимости проезда.

Если же сотрудник вашей компании осваивает образовательные программы, имеющие государственную аккредитацию среднего профессионального образования, по заочной форме обучения, то вы должны оплатить ему 50% стоимости проезда к месту нахождения образовательной организации и обратно.

Расходы работника на проезд должны быть документально подтверждены (например, железнодорожными или авиационными билетами).

Согласно статье 177 Трудового кодекса РФ, к дополнительному учебному отпуску может быть присоединен ежегодный оплачиваемый отпуск. На это должен быть согласен и работник, и работодатель. Не исключено, что работник захочет провести присоединенный отпуск в месте учебы. Тогда даты на билетах и на справке-вызове будут не совпадать. Однако препятствовать признанию расходов на проезд этот факт не будет. На это указал Минфин России в письме от 6 февраля 2006 года № 03-03-04/4/24.

Документально подтвержденные отпускные, выплачиваемые работникам, совмещающим работу с получением  образования, и затраты на оплату проезда к месту учебы и обратно относятся к расходам на оплату труда (п. 13 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Их в полной мере можно считать экономически обоснованными и направленными на получение дохода.